Digitalizacja w Muzeach

Definicja
Zarządzanie informacjami na temat obecnej i byłej lokalizacji wszystkich obiektów lub grup obiektów będących pod opieką organizacji, w celu zapewnienia, że organizacja może zlokalizować każdy obiekt w każdej chwili, jak również dokumentacja tych informacji. Lokalizacja to miejsce, gdzie obiekt lub grupa obiektów są przechowywane lub wystawiane.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady kontroli lokalizacji obiektów. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. W celu uzyskania dalszych wskazówek pomocnych przy podejmowaniu decyzji związanych z kontrolą lokalizacji zwróć się do Location and Movement Control: SPECTRUM Advice.

Procedura zarządzania kontrolą lokalizacji i przemieszczenia oraz jej dokumentacji musi:
- dostarczać zapis o lokalizacji, w której obiekt jest zazwyczaj wystawiany lub przechowywany;
- dostarczać zapis o lokalizacji, w której obiekt się znajduje, a która nie jest jego normalną lokalizacją;
- umożliwiać dostęp do informacji o lokalizacji co najmniej poprzez numer obiektu i nazwę lokalizacji;
- dostarczać aktualne zapisy o zmianach lokalizacji obiektu w obrębie granic fizycznych i administracyjnych organizacji;
- dostarczać aktualne zapisy o każdym przemieszczeniu obiektu w obrębie granic fizycznych i administracyjnych organizacji;
- dostarczać zapis o osobie odpowiedzialnej za przemieszczenie obiektu;
- dostarczać zapis o osobach odpowiedzialnych za autoryzację przemieszczenia obiektu lub zapis ich oświadczenia;
- dostarczać historię poprzednich lokalizacji, gdy obiekt znajduje się pod opieką organizacji.

Kontrola lokalizacji i przemieszczenia jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby spełnić wszystkie wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełnić minimalny standard tejże procedury.

- dostarczać zapis o lokalizacji, w której obiekt jest zazwyczaj wystawiany lub przechowywany; czyli o stałym miejscu przechowywania
- dostarczać zapis o lokalizacji, w której obiekt się znajduje, a która nie jest jego normalną lokalizacją; czyli o tymczasowym miejscu przechowywania

-dostarczać aktualne zapisy o zmianach lokalizacji obiektu w obrębie granic fizycznych i administracyjnych organizacji;
- dostarczać aktualne zapisy o każdym przemieszczeniu obiektu w obrębie granic fizycznych i administracyjnych organizacji;
Moim zdaniem powyższe punkty oznaczają to samo.

• Budzi wątpliwości zapis: „W przypadku dużych i nieporęcznych obiektów, regulacje BHP wymagają pisemnej ewidencji formalnej oceny przemieszczenia” – na czym ma polegać ewidencja formalnej oceny przemieszczenia, skoro są przestrzegane wymogi przepisów BHP.

Procedura musi dostarczać zapis o lokalizacji, w której obiekt się znajduje, a która nie jest jego normalną lokalizacją - ten zapis/sformułowanie jest niepotrzebne.
Rzeczywiście zapis: "W przypadku dużych i nieporęcznych obiektów, regulacje BHP wymagają pisemnej ewidencji formalnej oceny przemieszczenia” jest również niepotrzebny, zasady BHP są całkowicie oddzielnymi wymogami. Określenie lokalizacji, wpis informujący o miejscu w którym znajduje się obiekt nie zawiera i nie musi zawierać informacji o wymogach lub decyzjach BHP w sprawie umieszczenia danego obiektu w danym miejscu.