Digitalizacja w Muzeach

Definicja
Dokumentacja informacji o interwencyjnych i prewencyjnych czynnościach konserwatorskich, jak również zarządzanie tymi informacjami.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady opieki nad zbiorami, uwzględniające konserwację obiektów (interwencyjną i prewencyjną). Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny.

Procedura zarządzania konserwacją i jej dokumentacji musi:
- zapewniać, że wszystkie informacje dotyczące konserwacji można wyszukać poprzez numer obiektu, oraz że są one aktualne;
- zapewniać, że odpowiednia autoryzacja jest uzyskana przed konserwacją;
- zapewniać, że wszystkie prace interwencyjne i konserwatorskie działania zapobiegawcze są zapisane i uwzględniają nazwę firmy lub nazwisko osoby przeprowadzającej prace, nazwę organizacji, do której należy obiekt, oraz datę;
- zapewniać, że zapisy katalogowe są uaktualniane w przypadku ustalania każdej nowej informacji lub utraty jakiejkolwiek informacji w rezultacie konserwacji;
- zapewniać, że po zabiegu konserwatorskim ponowna kontrola stanu zachowania obiektu lub okresowe czynności pielęgnacyjne są zaplanowane według daty.

• Wszystkie procedury związane z konserwacją i opieka nad zbiorami wykonuje powołany do tego wykwalifikowany konserwator.

• „Oficjalne zapotrzebowanie/zamówienie o umowę o pracę” sugeruje zatrudnienie konserwatora z zewnątrz na podstawie Umowy – w polskiej rzeczywistości jest to najczęściej Umowa o Dzieło . W takiej sytuacji „transport, obsługa i przygotowanie ubezpieczenia tranzytu” są w Umowie przerzucane na niego.

• Budzi wątpliwości zapis: „Prowadź i aktualizuj dokumentację dot. konserwacji i udostępnij ją poprzez zapis katalogowy obiektu (...): zalecenia dot. obsługi, pakowania, zalecenia – ekspozycja; instrukcje dot. pakowania/wpierania”. W muzeach istnieją procedury tych czynności dla poszczególnych obiektów, które są przestrzegane.

„- zapewniać, że wszystkie informacje dotyczące konserwacji można wyszukać poprzez numer obiektu, oraz że są one aktualne;” – numer inwentarzowy obiektu
„- zapewniać, że odpowiednia autoryzacja jest uzyskana przed konserwacją;” – kto ma autoryzować tą informację? Czy chodzi tutaj o wystawienie zlecenia konserwatorskiego?