Digitalizacja w Muzeach

Definicja
Zarządzanie opuszczeniem przez obiekty siedziby organizacji i jego dokumentacja.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady wydawania obiektów należących do muzeum. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. W celu uzyskania dalszych wskazówek pomocnych przy pisaniu zasad wydawania obiektów zwróć się do Object exit: SPECTRUM Advice.

Procedura dokumentacji i zarządzania wyjścia obiektu musi:
- zapewniać, że w czasie, gdy obiekty opuszczają siedzibę organizacji, wszystkie wymagania prawne i polityki organizacji są spełnione;
- zapewniać, że organizacja jest w stanie odpowiadać za wydanie wszystkich obiektów ze swojej siedziby;
- zapewniać, że zebrane są informacje dotyczące lokalizacji nabytych obiektów opuszczających siedzibę organizacji;
- zapewniać, że wszystkie obiekty opuszczają siedzibę z odpowiednią autoryzacją;
- zapewniać, że podpis akceptacji odbiorcy jest uzyskany podczas wymiany stron opiekujących się obiektami. W przypadku, gdy pierwszym odbiorcą jest kurier, może być także konieczne uzyskanie podpisu osoby lub organizacji, do której obiekt jest dostarczany.

Wyjście obiektu jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby spełnić wszystkie wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełnić minimalny standard tejże procedury.

1/ w wykazie, co powinna zawierać dokumentacja wyjścia, zamiast: „autoryzowany podpis organizacji, którą obiekt opuszcza…” proponuje się: „autoryzowany podpis dyrektora organizacji, którą obiekt opuszcza, lub osoby przez niego upoważnionej…”
2/ zamiast: „zorganizuj agentów, kurierów i transport zgodnie z wymaganiami i zapisz szczegóły…” proponujemy: „ zatwierdź lub zorganizuj agentów, kurierów…” Uzasadnienie: proponowany zapis uwzględnia zarówno sytuację, w której strona wydająca obiekt jest organizatorem transportu, jak i sytuację, gdy organizatorem transportu jest strona biorąca obiekt.
3/ zamiast: „po przybyciu obiektów do celu docelowego...” proponujemy: „po wydaniu obiektów: poproś o pokwitowanie…”. Uzasadnienie: potwierdzenie wydania obiektu powinno nastąpić bezpośrednio po jego wydaniu, niezależnie od miejsca wydania. Miejsce to nie musi być jednoznaczne z docelowym miejscem przybycia, może to być miejsce wydania.

Jeśli procedura wyjścia obiektu ma być analogiczna do procedury wejścia obiektu to nie powinna dotyczyć jedynie „obiektów należących do muzeum” a raczej wszystkich obiektów opuszczających siedzibę instytucji. Takie rozumienie procedury określa zarówno jej definicja jak i analiza diagramu.

„ -zapewniać, że organizacja jest w stanie odpowiadać za wydanie wszystkich obiektów ze swojej siedziby;”
Rozumiemy, że chodzi o stosowanie jednolitych procedur w odniesieniu do każdego z obiektów, który wychodzi poza instytucję. W wersji angielskiej jest dookreślenie „ włącznie z tymi które zostały złożone jako oferty (zakupu/darowizny) dla identyfikacji (do badań ) lub użyczone” - myślę, że warto to dopowiedzenie zachować.
Bardziej precyzyjne wydaje się sformułowanie „każdego z obiektów” zamiast „wszystkich”.

„- zapewniać, że zebrane są informacje dotyczące lokalizacji nabytych obiektów opuszczających siedzibę organizacji;”
- zapewnić, że zebrane są informacje dotyczące lokalizacji przyjętych obiektów opuszczających siedzibę organizacji

„W przypadku, gdy pierwszym odbiorcą jest kurier,…” w jakim znaczeniu występuje tutaj słowo kurier. Termin ten w muzealnej praktyce oznacza zazwyczaj pracownika muzeum, z którego są wydawane obiekty i który towarzyszy im w drodze do miejsca przeznaczenia. Mamy wrażenie, że w standardzie brytyjskim jest odwrotnie – jest to osoba występująca w imieniu muzeum/instytucji, która odbiera obiekty.