Procedura wejścia obiektu - 30.06.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Zarządzanie i dokumentacja procesu odbioru obiektów, które nie są obecnie częścią zbiorów, oraz informacjami na temat tych obiektów. Procedurze tej musi podlegać każdy obiekt niemający numeru nadawanego przez organizację przyjmującą.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć swoje zasady dotyczące odbioru i depozytu obiektów. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. Dalsze wskazówki pomocne przy podejmowaniu decyzji odnośnie polityki przyjmowania obiektów zobacz Object Entry: SPECTRUM Advice.

Procedura zarządzania i dokumentowania procesu wejścia obiektu musi gwarantować:
- ustalenie warunków przyjmowania obiektów w depozyt;
- jednoznaczną identyfikację nowo odebranego obiektu lub zespołu obiektów;
- odpowiedzialność organizacji za wszystkie obiekty pozostawione pod jej opieką;
- dostarczenie pokwitowania właścicielowi lub deponentowi;
- pomoc w ustaleniu zakresu odpowiedzialności prawnej organizacji;
- wskazanie powodu odbioru obiektu;
- określenie terminu zakończenia depozytu czy programu przeglądu depozytu;
- możliwość zwrócenia obiektu do właściciela lub deponenta zgodnie z wymaganiami;
- kontrolę obiektów i dotyczących ich zapisów w momencie wejścia obiektu w celu upewnienia się odnośnie ich zgodności z towarzyszącą dokumentacją inwentaryzacyjną i/lub transportową;
- ustalenie, kto ma tytuł prawny do obiektów w przypadku przyszłego zakupu;
- zebranie kluczowych informacji o obiekcie, które mogą być rozszerzone w przyszłości;
- dostarczenie pełnego zestawu informacji w procesie podejmowania decyzji.

Wejście obiektu jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby sprostać wszystkim wymaganiom programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełniać minimalny standard tejże procedury.

[Muzeum Śląskie]

• Istnieją rozbieżności dotyczące procedur przekazywania zabytków archeologicznych przez WKZ (Ustawa o Ochronie Zabytków i opiece nad zabytkami z 29 sierpnia 1997 r. z późniejszymi zmianami i towarzyszące jej akty wykonawcze) i przyjmowania zabytków do muzeum (Ustawia muzeach z dnia 21 listopada 1996 r. z późniejszymi zmianami i towarzyszące jej akty wykonawcze), co może utrudniać, jak wynika z naszych doświadczeń, przyjmowanie zabytków archeologicznych do muzeów. Należy dążyć do poprawy zapisów prawnych, ujednolicenia sposobu przekazywania/przyjmowania zabytków, zabezpieczenie interesów muzeów przyjmujących zabytki

• Wskazanym byłoby dopuszczenie w uzasadnionych przypadkach wszczęcia procedur zniszczenia przyjmowanych obiektów na etapie wejścia obiektu. Dotyczy to takich sytuacji gdy nie ma możliwości selekcji przyjmowanych zbiorów, w szczególności dotyczy zabytków archeologicznych, zinwentaryzowanych w księgach polowych, przekazywane wraz z całą dokumentacją do muzeum, w których znajdują się przedmioty bezwartościowe.

[Marcin Nyga]

"ustalenie, kto ma tytuł prawny do obiektów w przypadku przyszłego zakupu" - Analizując diagramy: procedura wejścia obiektu następuje po procedurze poprzedzającej wejście obiektu, podczas której zawierana jest umowa. Z tego wynika że na etapie procedury wejścia obiektu mamy już do czynienia z kupionym obiektem. Dlaczego więc taki zapis w minimalnym standardzie?

[Zofia Fidelus]

Zasadniczo te same uwagi jak do procedury poprzedzającej wejście obiektu - rozumiemy, że dotyczy ona każdego przypadku kiedy obiekt jest przyjmowany do muzeum niezależnie od celu tego przyjęcia jakim może być: wypożyczenie/użyczenie, zakup, darowizna, przekaz, depozyt.

Dlatego naszym zdaniem należy napisać:
Muzeum musi mieć swoje zasady dotyczące odbioru i złożenia / powierzenia obiektów instytucji. (nie tylko depozytu obiektów bo mamy na myśli również wypożyczenia i nabytki)
Procedura zarządzania i dokumentowania procesu wejścia obiektu musi gwarantować:
• ustalenie warunków przyjmowania obiektów w depozyt i/lub wypożyczenia – jeśli faktycznie myślimy o czasowym przechowywaniu bo jeśli mamy na myśli wszystkie powierzone muzeum obiekty to raczej:
• ustalenie warunków złożenia /powierzenia obiektów muzeum
[…]
• określenie terminu zakończenia depozytu czy programu przeglądu depozytu i/lub wypożyczenia (skoro mowa o zwrocie to raczej chodzi o czasowe przechowanie a nie zakup, dar lub przekaz)
[…]
• dostarczenie pełnego zestawu informacji dla dalszego procesu podejmowania decyzji (w wersji angielskiej faktycznie zdanie jest nieco niejednoznaczne, natomiast w wersji niemieckiej brzmi: als Informationsgrundlage für weitere Entscheidungsprozesse dienen )

[Agnieszka Widacka]

określenie terminu zakończenia depozytu -tutaj rozumianego raczej nie jak "nasz" depozyt a jako nabytek czy też obiekt nabywany (dar/depozyt/zakup/przekaz) ale na etapie oferty - czy należy rozumieć, że w powyższym sformułowaniu chodzi raczej o określenie daty zwrotu oferty w wypadku jej odrzucenia. Takie rozumowanie wynika również z diagramu - do tego miejsca prowadzi strzałka w wypadku kiedy obiekt nie jest oczekiwany."
Istotny w tej procedurze jest natomiast obowiązek wykonywania stanów zachowania w momencie fizycznego wejścia obiektu do muzeum. Można zastanowic się czy stan zachowania nie musi mieć załącznika w postaci zdjęcia wykonanego in situ.
Dokumentacja "wejścia obiektu" musi dodatkowo określać materiały, w które obiekt wchodzący jest zapakowany.
Numer wejścia wspomniany w drugim diagramie należy chyba rozumieć jako nr akt. Nie może być to numer księgi wpływu, bo jak rozumiem decyzja o wpływie jeszcze nie jest na tym etapie podjęta?
różnica pomiędzy procedurą poprzedzającą nabycie a procedurą wejścia jest przez nas rozumiana jako różnica pomiędzy ofertą zakupu/ daru a procedurą przyjęcia obiektu jako daru/zakupu/depozytu/wypożyczenia. W diagramie procedury poprzedzającej w miejsce donatora wpisałabym oferenta. W diagramie wejścia obiektu w miejsce deponenta - kontrahent

[ktabak]

W wersji angielskiej uzywany jest termin "deposit", ale w naszym tłumaczeniu nalezy zrezygnowac z terminu depozyt i tu sie zgdzam z p. Fidelus.
Procedurę wejścia obiektu, nie wiem czy słusznie, ale rozumiem jako określenie bazowych elementów do spełnienia przy każdym wejściu niezależnie czy jest to oferta daru/zakupu, wypożyczenie, depozyt. Decyzja o charakterze danego przyjęcia następuje po przyjęciu w przypadku ofert albo znana jest juz wcześniej, wówczas procedura wejścia jest elementem procedury nabycia czy wypożyczenia obiektu.
okreslenie terminu zwrotu depozytu - chyba określenie zwrotu obiektu
nr wejścia obiektu - jest wspomniany przy zapisie wejścia (rozumiem to jako nr ruchu, w naszym przypadku nr protkołu)
dołącz do obiektu numer wejścia - rozumiem ze chodzi nadal o ten sam numer, ale chodzi o fizyczne oznaczenie obiektu?Czy zachowanie numeru wejścia w dokumentacji?