Procedura nabycia - 30.06.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Zarządzanie dodawaniem obiektów i powiązanych z nim informacji do zbiorów organizacji oraz ich możliwa akcesja do stałych zbiorów, jak również dokumentacja dodawania i akcesji obiektów.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady nabywania obiektów, które powinny uwzględniać politykę gromadzenia zbiorów. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. W celu uzyskania dalszych wskazówek pomocnych przy podejmowaniu decyzji związanych z zasadami postępowania przy nabywaniu obiektów zwróć się do Object Entry: SPECTRUM Advice.

Procedura zarządzania nabywaniem i dokumentacji nabycia musi:
- zapewniać, że uzyskane są pisemne dowody przynależności oryginalnego tytułu do konkretnego obiektu oraz zapewniać przeniesienie tytułu na organizację nabywającą;
- zapewniać uzgodnienie zapisów nabycia z obiektami jako część retrospektywnej dokumentacji, audytu lub czynności inwentarzowej;
- zapewniać, że unikalny numer jest przypisany do wszystkich obiektów i fizycznie z nimi połączony;
- zapewniać, że prowadzony jest rejestr akcesji, opisujący wszystkie nabycia i przedstawiający je jako listę uporządkowaną według numeru;
- zapewniać, że zachowane są informacje na temat procesu nabycia;
- zapewniać, że donatorzy są świadomi warunków, na jakich ich dar lub zapis są akceptowane przez organizację;
- zapewniać, że nabywanie jest zgodne ze strategią nabywania do zbiorów organizacji, oraz że nie narusza żadnego lokalnego, krajowego lub międzynarodowego prawa, traktatu albo uznanego kodeksu postępowania;
- zapewniać, że istnieje kopia informacji z rejestru akcesji i jest ona na bieżąco aktualizowana.

Nabycie jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby spełnić wszystkie wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełnić minimalny standard tejże procedury.

[Muzeum Śląskie]

• Uwagi odnośnie punktu „Zebrano w terenie”. Obok tego punktu znajduje się ikona Archeolog, co sugeruje, że punkt ten dotyczy obiektów archeologicznych. W terenie mogą być zbierane także inne obiekty- etnograficzne, historyczne, itd.

W odniesieniu do zabytków ruchomych archeologicznych niezrozumiałe są pojęcia:
- dowód prawa własności – w polskim prawodawstwie zabytki archeologiczne są własnością Państwa. W prawodawstwie angielskim prawa własności do zabytków archeologicznych są bardziej złożone
- dowód uzasadnienia do zebrania – nie jest to zrozumiałe, czy chodzi o rodzaj prowadzonych badań, zainteresowania badawcze, stan zachowania zabytków? W dodatku żądany jest dowód tego uzasadnienia., co czyni tę procedurę jeszcze bardziej niezrozumiałą.
- dowód że zebranie jest zgodne z prawem – w polskim prawodawstwie jest to pozwolenie na badania/poszukiwania wydane przez WKZ, dotyczy zabytków archeologicznych.
- dowód zakresu odpowiedzialności – ten punkt jest niezrozumiały. O jaką odpowiedzialność chodzi?
- W przypadku obiektów archeologicznych pozyskanych w trakcie badań brak uregulowań prawnych dotyczących praw autorskich do zbiorów: informacji o nich, ich wizerunku, publikowania, udostępniania, ekspozycji. Wymaga to uregulowania w polskim prawodawstwie.
- W polskim prawodawstwie obowiązki wynikające z prowadzenia archeologicznych badań terenowych reguluje Ustawa o Ochronie Zabytków i Opiece nad Zabytkami z 1997 roku. Tam też uwzględniono procedury dotyczące poszukiwania zabytków i przypadkowych znalezisk. Należałoby jedynie doprowadzić do pełnej kompatybilnością między Ustawą o Ochronie Zabytków i Ustawa o muzeach.

• Uwagi odnośnie punktu Skarb.
Postępowanie w przypadku znalezienia skarbu (zarówno w rozumieniu skarbu archeologicznego, jak i grupy zabytków drogocennych np. znalezionych w podłodze budynku reguluje Ustawa o ochronie Zabytków i opiece nad Zabytkami z 1997 roku. Konieczność dochodzenia dotyczącego uznania za skarb wydaje się bezzasadne.

[Marcin Nyga]

"zapewniać, że uzyskane są pisemne dowody przynależności oryginalnego tytułu do konkretnego obiektu oraz zapewnić przeniesienie tytułu na organizację nabywającą". - rozszerzyć "tytułu własności"

[Zofia Fidelus]

Procedura zarządzania nabywaniem i dokumentacji nabycia musi:
• zapewnić, że uzyskane są pisemne dowody przynależności pierwotnego tytułu prawnego do konkretnego obiektu oraz zapewniać przeniesienie tytułu na instytucje nabywającą

DIAGRAM

s. 27

„Ocena obiektu / Powiązane procedury” : "Kontrola stanu i ocena techniczna obiektu" - jako ocena stanu zachowania obiektu.

„Uzyskanie tytułu /Proces”:

Uzyskaj jednoznaczny tytuł prawny do obiektu [..]

• Formalny tytuł organizacji która nabywa obiekt - sformułowanie jest niejasne

s. 28
„Proces”
pole 1: (w Szkocji – potwierdzenie uwierzytelnionego testamentu) – informacja zbędna w polskiej wersji.
pole 5: Przeniesienie tytułu własności do obiektu, za który została dokonana wymiana niepieniężna - jeśli chodzi o wymianę muzealiów inwentarzowych – wymagana jest zgoda Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy o muzeach z dnia 21 listopada 1996 r.

s. 29
pole 1: Przypisz unikalny numer do obiektu – czy w tym miejscu jest mowa o nadaniu numeru inwentarzowego obiektu? W takim razie należałoby to jasno napisać: Wpisz obiekt do księgi inwentarzowej muzealiów i przypisz numer inwentarzowy do obiektu.