Procedura kontroli inwentarza - 31.07.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Zapewnienie aktualnych informacji na temat wszystkich obiektów, za które organizacja ponosi prawną odpowiedzialność, i ich lokalizacji. Mogą to być obiekty będące w wypożyczeniu, nienabyte lub wcześniej nieudokumentowane, znajdujące się tymczasowo w depozycie, jak i kolekcje pomocnicze.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady określające kontrolę inwentarza obiektów. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny.

Procedura kontroli inwentarza musi:
- umożliwiać wzięcie przez organizację odpowiedzialności za każdy obiekt w każdej chwili;
- dostarczać aktualne informacje o wszystkich obiektach znajdujących się pod opieką organizacji, włączając obiekty będące w wypożyczeniu, wypożyczone, czasowo zdeponowane i nienabyte;
- dostarczać referencje do prawa własności każdego obiektu;
- dostarczać informacje o lokalizacji każdego obiektu.

[Martyna]

Procedura jest zrozumiała i nie odbiega od stosowanych w naszym Muzeum rozwiązań, jedynie Inwentarz kolekcji edukacyjnej jest pojęciem niejasnym. Czy chodzi o obiekty zakwalifikowane do Ewidencji pomocniczej?

[Zofia Fidelus]

Ta procedura, jak rozumiem odnosi się do zarządzania informacją na temat zbiorów / zasobów muzeum. Inwentarz jest terminem węższym i oznacza (zarówno w świetle polskich przepisów jak i w języku muzealniczym) księgę inwentarzową muzealiów. Tak dosłownie przetłumaczony tekst angielski jest moim zdaniem mylący i sugeruje kontrolę zapisów w księdze lub ewentualnie kontrolę obiektów inwentarzowych, a nie o to w tej procedurze chodzi, bo do tego służy, jak rozumiem, procedura audytu czyli uproszczonej inwentaryzacji zbioru. Sugerowałaby wprowadzenie do polskiego standardu polskich określeń funkcjonujących w terminologii muzealniczej która jak każdy język branżowy jest dość specyficzna, ale jednak dla nas wszystkich bardziej zrozumiała. W tym wypadku zastosowałabym określenie „Procedura zarządzania informacją o obiektach/zasobach” lub jeśli bardziej skupimy się na dokumentacji (czyli tym co w zasadzie oznacza angielskie inventory) „Procedura kontroli ewidencji”

„obiekty nienabyte” – w kontekście wcześniejszych procedur nie rozumiem o jakie obiekty chodzi – procedura wejścia z rejestrem wszystkich obiektów wchodzących do muzeum wyklucza posiadanie obiektów nienabytych a tym bardziej „wcześniej nieudokumentowanych” (może to uwaga do autorów brytyjskich ale…)

„dostarczać informacje o prawie własności każdego obiektu”

„dostarczać informacje o aktualnej lokalizacji każdego obiektu”

Diagram:

„Zapisz informacje inwentarzowe jak najszybciej po wejściu obiektu do organizacji” jeśli mówimy w tym miejscu o zainwentaryzowaniu obiektu i jego wpisie do ewidencji to jesteśmy tu zobligowani przepisami i mamy na to 60 dni.
Znów jest tu pewien bałagan pojęciowy zgodnie z polskimi regulacjami nie ma pojęcia „informacje inwentarzowe” w takim kontekście. Dla mnie informacje inwentarzowe to są zapisy w księdze inwentarzowej. W tym punkcie termin ten funkcjonuje w szerszym znaczeniu czyli raczej mówimy o ewidencji. Zgodnie z Rozporządzeniem o ewidencjonowaniu zabytków w muzeach mamy dokumentację ewidencyjną na którą składa się karta ewidencyjna, księga inwentarzowa ewentualnie księga depozytowa i dokumentacja badań archeologicznych i innych badań terenowych.

„Zewnętrzne wypożyczenia opuszczają nieruchomości”?? czy chodzi o przeniesienie muzealiów poza siedzibę muzeum?
„ Obiekty są usuwane” ? mamy na myśli kasację muzealiów? Należy pamiętać, że w tym wypadku konieczna jest zgoda Ministra na skreślenie muzealiów z księgi inwentarzowej.
W sekcji „Informacje” nie rozumiem różnicy pomiędzy Lokalizacją obiektu; Lokalizacją; Adresem??

[Muzeum Śląskie]

• Konieczne jest usunięcie zapisów: „obiekty są usuwane”, „obiekty zapodziane” – są to sformułowania niezgodne z ustawą o muzeach, która określa warunki skreślenia obiektu z inwentarza.

[Agnieszka Widacka]

Rzeczywiście samo sformułowanie procedury jest niejasne. Czy chodzi o audyt procedury czy o działanie mające na celu „Komisyjną kontrolę zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów” – wedle Rozporządzenia Ministra Kultury. Termin "Inwentarz" odnosi się konkretnie do Księgi Inwentarzowej zawierającej wpisy obiektów. Faktycznie powyższa powinna być zastąpiona na: Procedura kontroli ewidencji.

Obiekty nienabyte: dosłownie przetłumaczone z tekstu angielskiego. W kontekście powyższej procedury chodzi zapewne o wszystkie te obiekty, które nie są na stanie majątku muzealnego (np. depozyty, nie są składnikiem majątku muzealnego, obiekty obce - czyli wypożyczone do muzeum, które zostały przyjęte do muzeum na czas określony na podstawie umowy)