Procedura audytu - 30.09.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Badanie obiektów lub informacji o obiektach w celu weryfikacji lokalizacji obiektów, autentyczności, dokładności i powiązań informacji na ich temat.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady kontroli zbiorów i powiązanych informacji. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny.

Procedura dokumentacji audytów i zarządzania nimi musi:
- zapewniać, że organizacja przeprowadza i dokumentuje regularny przegląd obiektów w swojej kolekcji i informacji z nimi związanych, jak również zarządza tym przeglądem;
- zapewniać, że kontrolowane są obiekty fizycznie obecne;
- zapewniać, że cała istotna dokumentacja związana z obiektami jest aktualizowana we właściwym czasie, zgodnie z wymaganiami;
- zapewniać, że działania zaradcze są podjęte zgodnie z wymaganiami, w następstwie odkrycia obiektów brakujących, błędnie lub niewłaściwie udokumentowanych lub nieudokumentowanych;
- zapewniać, o ile to możliwe, że kontrole inwentarza są przeprowadzane lub poświadczane przez osobę niebędącą odpowiedzialną za opiekę nad nimi lub prowadzenie dokumentacji.

[Zofia Fidelus]

Ta procedura nie budzi naszych wątpliwości, zresztą tą kwestię częściowo reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach.