Procedura wypożyczenia 31. 10. 2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Dokumentacja wypożyczenia obiektów innym organizacjom lub osobom na określony czas, w określonym celu, zazwyczaj ekspozycyjnym, łącznie z badaniem, konserwacją, fotografią i edukacją, jak również zarządzanie tym wypożyczeniem.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady oceny wniosków o wypożyczenie i zestaw podstawowych warunków, które musi spełnić wypożyczający. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. W celu uzyskania dalszych wskazówek pomocnych przy podejmowaniu decyzji związanych z zasadami postępowania przy wypożyczaniu obiektów zwróć się do Loans out: SPECTRUM Advice.

Procedura dokumentacji wypożyczenia i zarządzania nim musi:
- zapewniać, że wszystkie wnioski o wypożyczenie są oceniane zgodnie z polityką organizacji;
- zapewniać, że wszystkie pisemne umowy są podpisane przez biorącego w wypożyczenie i wypożyczającego przed rozpoczęciem wypożyczenia;
- zapewniać, że obiekt wypożycza się na określony czas;
- zapewniać, że organizacja zachowuje rejestr wszystkich wypożyczeń, w tym szczegółowe informacje o biorącym w wypożyczenie, miejscu, czasie i celu wypożyczenia;
- zapewniać efektywną kontrolę procesu wypożyczenia;
- zapewniać, że biorący w wypożyczenie potwierdza zamiar i zdolność do zapewnienia wymaganego poziomu opieki nad obiektami, zachowania ostrożności i bezpieczeństwa, i że stosuje się do postawionych warunków wypożyczenia;
- zapewniać, że wypożyczone obiekty objęte są ubezpieczeniem lub gwarancjami na czas trwania wypożyczenia.

Wypożyczenie jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby spełnić wszystkie wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełnić minimalny standard tejże procedury.

[Zofia Fidelus]

„Dokumentacja wypożyczenia obiektów innym organizacjom lub osobom na określony czas, w określonym celu, zazwyczaj ekspozycyjnym, łącznie z badaniem, konserwacją, fotografią i edukacją, jak również zarządzanie tym wypożyczeniem.”
...zazwyczaj ekspozycyjnym lub badawczym, konserwatorskim, ….

Diagram str. 80
„wniosek o sprawozdanie dotyczące wyposażenia muzeum” - proponuję pozostanie przy określeniu facilities report jako powszechnie używanym.

Procedura powinna uwzględniać polskie przepisy dotyczące wypożyczenia obiektów np. zezwolenie na wywóz obiektów za granicę lub konieczną zgodę MKiDN na użyczenie obiektów do instytucji niemuzealnych.