Procedura dokumentacji retrospektywnej 15.11.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Poprawa poziomu informacji na temat obiektów i zbiorów w celu spełnienia minimalnego standardu poprzez dokumentację nowych informacji o istniejących obiektach i kolekcjach.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć zasady dokumentacji retrospektywnej. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. W celu uzyskania dalszych wskazówek pomocnych przy podejmowaniu decyzji związanych z zasadami dokumentacji retrospektywnej zwróć się do Retrospective Documentation: SPECTRUM Advice.

Procedura dokumentacji retrospektywnej musi:
- definiować cele systemu dokumentacji organizacji; podstawowym celem powinno być ustanowienie odpowiedzialności i dostępu;
- zdefiniować wiedzę organizacji na temat jej zaległości;
- dążyć do redukcji zaległości;
- na bieżąco poddawać przeglądowi postęp redukcji zaległości;
- działać w kierunku ogólnej poprawy jakości informacji na temat obiektów i zbiorów;
- na bieżąco poddawać przeglądowi postępy dotyczące ogólnej poprawy jakości informacji.

Retrospektywna dokumentacja jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby spełnić wszystkie wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełnić minimalny standard tejże procedury.