Procedura brania w wypożyczenie - 30.06.2014

[Lukasz_Stawski]

Definicja
Zarządzanie i dokumentacja procesu wypożyczania obiektów, za które organizacja jest odpowiedzialna w określonym czasie i w określonym celu, zazwyczaj wystawienniczym, włączającym badania, konserwację, edukację lub fotografowanie/publikację.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć swoje zasady wypożyczania obiektów. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny. Dalsze wskazówki pomocne przy podejmowaniu decyzji odnośnie polityki brania obiektów w wypożyczenie zobacz Loans in: SPECTRUM Advice.

Procedura zarządzania i dokumentacji procesu brania w wypożyczenie musi gwarantować:
- ustalenie celu wypożyczenia;
- możliwość takiej opieki nad wypożyczonymi obiektami, jakby były one częścią stałej kolekcji;
- włączenie do dokumentacji instytucji umowy podpisanej przez wypożyczającego i biorącego w wypożyczenie przed rozpoczęciem wypożyczenia;
- przestrzeganie warunków i zasad wypożyczenia;
- ustalenie okresu wypożyczenia dla wszystkich wypożyczanych obiektów;
- zachowanie wpisu o wypożyczeniu;
- możliwość efektywnej kontroli procesu wypożyczania;
- udostępnienie informacji na temat biorącego w wypożyczenie i szczegółów wypożyczenia w formie wymaganej przez wypożyczającego;
- zapewnienie ubezpieczenia lub gwarancji na okres wypożyczenia;
- aktualizację informacji dotyczących lokalizacji wziętych w wypożyczenie obiektów;
- aktualizację informacji dotyczących zabezpieczenia wziętych w wypożyczenie obiektów;
- aktualizację informacji dotyczących warunków przechowywania wziętych w wypożyczenie obiektów, uwzględniając stan obiektu.

Branie w wypożyczenie jest podstawową procedurą SPECTRUM. Oznacza to, że aby sprostać wszystkim wymagania programu akredytacyjnego (Museum Accreditation Scheme), organizacja musi spełniać minimalny standard tej procedury.

[Muzeum Śląskie]

• Punkt „Wyślij pokwitowanie do dającego w wypożyczenie”, następujący po serii procedur:
„Pokwituj wypożyczenia- uzupełnij dokumentację wejścia w chwili przywiezienia obiektu/rozpakuj i sporządź raport dotyczący stanu/w razie potrzeby zorganizuj przygotowania do zabiegów konserwatorskich……/ przydziel numer wypożyczenia……./ zapisz lokalizację obiektów/ wyślij pokwitowanie do dającego w wypożyczenie”
jest niepotrzebny. Funkcje tę spełnia bowiem Umowa użyczenia i protokół , który jest podpisywany w momencie przejęcia obiektów w wypożyczenie. Nie ma zatem potrzeby wysyłać kolejnego potwierdzenie wypożyczenia.

[Marcin Nyga]

Dostosowując procedurę do polskich norm prawnych należałoby zastąpić zwrot "wypożyczenie" na "użyczenie".

[Zofia Fidelus]

Dostosowując procedurę do polskich norm prawnych należałoby zastąpić zwrot "wypożyczenie" na "użyczenie".

w MNP stosujemy termin wypożyczenie dla wypożyczeń odpłatnych (np. z Fundacji Raczyńskich) a użyczenie - dla bezpłatnych (czyli w zasadzie wszystkich pozostałych)

[Zofia Fidelus]

„zapewnienie ubezpieczenia lub gwarancji na okres wypożyczenia”
W dotychczasowych standardach polskiego muzealnictwa staraliśmy się unikać ubezpieczeń komercyjnych, szczególnie w ramach użyczeń pomiędzy krajowymi muzeami. Oczywiście jeśli użyczający kategorycznie domaga się ubezpieczenia powierzonych nam obiektów musimy się ugiąć przed tak postawionymi warunkami, ale standardem powinna być raczej zasada wzajemnego zaufania.

[Olga Jaros]

s. 21
"Złóż pisemny wniosek o wypożyczenie. Powinno być to zrobione tak wcześnie, jak możliwe i zgodnie z okresem wypowiedzenia wymaganym przez dającego w wypożyczenie"
Wydaje mi się, że nie chodzi o okres wypowiedzenia, tylko wyprzedzenia, końcówka tego opisu powinna zatem brzmieć: "i zgodnie z okresem wyprzedzenia wymaganym przez dającego w wypożyczenie"

[Olga Jaros]

s. 21
"Wniosek powinien zawierać":
Proponuję zacząć od: autor, tytuł (nazwa) obiektu, zamiast znajdującego się później "skróconego opisu wnioskowanego obiektu", co wydaje mi się określeniem nieostrym;
pkt trzeci: "kontekst i cel" proponuję zastąpić "cel i krótki opis projektu"
pkt szósty: "numery wnioskowanych obiektów" proponuję dodać "w przypadku obiektów wypożyczanych z instytucji publicznych" lub "o ile pochodzi z zewidencjonowanej kolekcji" lub zbliżone (w duchu) określenie, które jednoznacznie uczytelni, że podanie nr nie jest warunkiem wykluczającym, gyż obiekty wypożyczane są również ze zbiorów, które nie są w żaden sposób zewidencjonowane
pkt ósmy: zgadzam się z p. Zofią Fidelu i sugeruję ten punkt usunąć

[ktabak]

s. 21
jestem za terminem "Użyczenie" jako bardziej pojemnym
konieczność ubezpieczania - procedury muszą odzwierciedlać praktykę muzelaną i faktycznie na gruncie muzeów krajowych z reguły nie stosujemy ubezpieczeń komercyjnych i zgodnie z publikacją wydaną w ramach projektu "Lending for Europe" powinnismy działac na zasadach wzajemnego zaufania (jesli chodzi o muzea oczywiście)
- usuwalna etykieta na wypożyczonych obiektach - my ją stosujemy w sytuacji braku oznaczeń np. przy obiektach z kolejcji prywatnych, obiekty muzealne zgodnie z przepisami są zawsze oznakowane i nie dokładamy tam naszych etykiet

[Marcin Nyga]

Umowa użyczenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym w art. Od 710 do 719. Umowa użyczenia jest umową nieodpłatną. Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Czyli w przypadku kiedy strony umowy ustaliły, że nie będzie pobierana opłata za korzystanie z rzeczy.
Prawdą jest, że ustawa o muzeach posługuje się pojęciem „wypożyczenia”. I tak w art. 25 ust. 1 dotyczącym opłat jest mowa o tym, że muzeum pobiera opłaty za przygotowanie i udostępnianie zbiorów do celów innych niż zwiedzanie, w szczególności za kopiowanie, sporządzanie reprodukcji lub fotografii, przygotowywanie zbiorów do wypożyczenia oraz ich wypożyczenie oraz w art. 29 ust. 1 pkt 1 lit. a - tejże ustawy dotyczącym przenoszenia muzealiów poza teren muzeum użyto pojęcia „wypożyczenie”: muzealia mogą być przenoszone poza teren muzeum, w którym są wpisane do inwentarza: za zgodą dyrektora muzeum, w przypadku: - wypożyczenia innym muzeom. Przy czym zgodnie z art. 25 ust. 3 nie pobiera się opłat za wypożyczenia muzealiów między muzeami krajowymi oraz, pod warunkiem wzajemności, między muzeami z siedzibą w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz w państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Ustawa o muzeach nie reguluje jednak szczegółowo zasad „wypożyczenia” muzealiów innym muzeom poza określeniem jednego warunku, o którym mowa w ww. art. 25 ust. 3, zaś Kodeks cywilny reguluje szczegółowo warunki użyczenia rzeczy, które przystają do stanu faktycznego dotyczącego „wypożyczenia” muzealiów przez muzea innym muzeom, wydaje się zasadne zastosowanie przepisów o użyczeniu do „wypożyczenia muzealiów”.