Procedura poprzedzająca wejście obiektu - 30.06.2014

[Lukasz_Stawski]

[/img]Definicja
Zarządzanie i dokumentacja procesu oceniania potencjalnych nabytków przed ich dostarczeniem do organizacji.

Minimalny standard
Organizacja musi mieć określone zasady postępowania odpowiadające na wymagania związane z czynnościami poprzedzającymi wejście obiektów i dotyczącej ich dokumentacji. Ogólne wytyczne dotyczące polityki zarządzania zbiorami znajdują się w części Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny.

Procedura dotycząca zarządzania i dokumentacji procesu poprzedzającego wejście obiektu musi gwarantować:
- wyjaśnienie zasad polityki nabycia, warunków deponowania obiektów oraz zawartości dokumentacji potencjonalnemu deponentowi/przekazującemu;
- dysponowanie przez organizację informacjami o ilości i typie oferowanego materiału;
- ocenę konsekwencji zakupu obiektów dla organizacji w odniesieniu do przestrzeni, zasobów kadrowych oraz kwestii finansowych, prawnych i konserwatorskich;
- przypisanie globalnego numeru akcesyjnego do miejsca znalezienia (dla badań terenowych) albo do zbioru/ów (dla legatów testamentowych i zakupów), jeżeli dotyczy;
- uzgodnienie z deponentem/przekazującym spodziewanej daty zdeponowania oraz odpowiedzialności za obiekty podczas transportu.

[Marcin Nyga]

"dysponowanie przez organizację informacjami o ilości i typie oferowanego materiału". Niejasne sformułowanie, może lepiej nawiązać do nazwy procedury "oferowanego obiektu" lub definicji "oferowanych nabytków"?

"ocenę konsekwencji zakupu obiektów dla organizacji w odniesieniu do przestrzeni, ...". O jaką przestrzeń chodzi? O konkretne miejsce w Muzeum, czy o kontekst - politykę gromadzenia zbiorów?

Diagram:
"Powiadomienie o potencjalnej darowiźnie lub wewnętrzna decyzja o nabyciu poprzez zakup". Jeśli procedura odnosi się do wszystkich możliwych obiektów przed ich dostarczeniem do organizacji, to sformułowanie jest zbyt wąskie i nie uwzględnia innych opcji.

"Wyślij wstępne wymagania dotyczące towarzyszącej dokumentacji, pakowania i przeniesienia tytułu". Warto, w celu uniknięcia niejasności, dodać "prawnego".

"Zapisz niezbędne informacje o wielkości i zawartości nabywanego materiału, aby wspomóc:...". Co oznacza "wielkość"? Może zamiast "materiał", "obiekt"?

[Zofia Fidelus]

Jak rozumiemy, zarówno procedura poprzedzającą wejście obiektu jak i procedura wejścia obiektu dotyczą każdego przypadku kiedy obiekt jest przyjmowany do muzeum niezależnie od celu tego przyjęcia, którym może być: wypożyczenie/użyczenie, zakup, darowizna, przekaz, depozyt. Sugerujemy używanie konsekwentnie jednego terminu na takie przekazanie do muzeum – przyjęcie przez muzeum (w angielskiej wersji językowej pojawia się słowo „deposite”, ale w języku polskim ma ono nieco odmienne znaczenie, a w muzealnictwie w ogóle funkcjonuje ten termin w sposób szczególny). Nam najbardziej właściwe wydawało się słowo „złożyć” ewentualnie „powierzyć”.

s. 14
• wyjaśnienia zasad polityki i warunków złożenia / powierzenia obiektów oraz zawartości dokumentacji potencjalnemu składającemu / powierzającemu

lub, zgodnie z tym co napisałam powyżej:
• wyjaśnienia zasad polityki złożenia / powierzenia obiektów w muzeum i warunków złożenia / powierzenia obiektów w muzeum dokumentacji potencjalnemu składającemu / powierzającemu
[…]
• ocenę konsekwencji złożenia / powierzenia obiektów do muzeum w odniesieniu do przestrzeni, zasobów kadrowych oraz kwestii finansowych, prawnych i konserwatorskich
[…]
• uzgodnienie ze składającym / powierzającym spodziewanej daty złożenia / powierzenia obiektów oraz odpowiedzialności za obiekty podczas transportu

s. 15
DIAGRAM
Proces: Pole nr 1: Powiadomienie o potencjalnym złożeniu / powierzeniu obiektów lub wewnętrzna decyzja o nabyciu poprzez zakup
Ludzie: Osoba 2: Składający / powierzający
Ludzie: Osoba 6: j.w.

[Agnieszka Widacka]

czy zamiast globalnego numeru akcesyjnego można przyjąć numer akt/sprawy?
Niezrozumiałe jest stwierdzenie z diagramu: dla obiektów zaoferowanych do nabycia staraj się zawrzeć z wyprzedzeniem umowę o przeniesienie tytułu własności. Rozumiemy, że dotyczy to obiektów, które są propozycją daru bądź depozytu i mieszczą się w polityce gromadzenia zbiorów. W naszych warunkach nie przenosi się prawa własności przed wejściem obiektu do muzeum i podjęciem kolegialnej decyzji o zakupie.